Sollicitatiebrief schrijven

 

Opvallend goede sollicitatiebrief schrijven

Met deze online cursus leer je hoe je een goede sollicitatiebrief schrijft. Je leert hoe je de brief opzet en wat je erin moet vertellen. Je krijgt tientallen tips en 4 complete voorbeeldbrieven. Het doel: een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.

Voorbereiding

Analyseer de advertentie en het bedrijf

Een sollicitatiebrief schrijven begint met lezen en nadenken. Ga eens rustig zitten en bekijk de vacature goed. Lees haar een aantal keer door en analyseer de tekst.

1. Vorm je een beeld van de baan.

• Waarom ben jij geschikt? Voldoe je aan de functie-eisen? Wat maakt jou interessant voor deze werkgever? Wat is jouw toegevoegde waarde? Kruip in de huid van degene die jouw brief leest.
• Wie selecteert er? Is dat het afdelingshoofd of iemand van personeelszaken? Een afdelingshoofd heeft vaak vakkennis, terwijl iemand van personeelszaken niets begrijpt van het jargon.
• Ga je in een team werken of moet je zelfstandig aan de slag? Pas je sollicitatiebrief daarop aan.
• 2. Misschien voldoe je niet aan alle functie-eisen. Bedenk hoe je dat kan compenseren.

3. Vorm je een beeld van de werkgever. Hoe presenteert het bedrijf zich in de advertentie? Als ze een website hebben, moet je zeker even kijken. Ook kun je jaarverslagen opvragen of krantenknipsels zoeken. Let op de volgende dingen:

• Hoe groot is het bedrijf? Zijn er meerdere vestigingen?
• Is het een bedrijf dat net begint of bestaat het al lang?
• Hoe is de bedrijfscultuur?
• Wat is de missie van het bedrijf?
• Is de organisatie commercieel, semi-overheid, of overheid?

Een goede analyse van de functie en het bedrijf helpt om een betere (meer gerichte) brief te schrijven en is een goede voorbereiding op een eventueel sollicitatiegesprek. Sollicitanten die laten blijken zich verdiept te hebben in het bedrijf, krijgen vaak een streepje voor!

Bedenk wie je bent en wat je kunt

Je hebt nu een beeld van het bedrijf en de vacature. Blijf nog even zitten en bedenk:

• Wat zijn je sterke eigenschappen?
• Wat weet je? (opleiding, werkervaring, etc.)
• Wat kun je? (vaardigheden en capaciteiten)
• Wat motiveert je? Wat maakt jou enthousiast? Wat is jouw passie?

Een goed beeld van wie je bent, wat je kunt en wat je leuk vindt, is essentieel. Denk daar goed over na. Het is handig voor je sollicitatiebrief, maar zorgt er ook voor dat je tijdens een sollicitatiegesprek niet overvallen wordt als ze jou vragen naar je goede eigenschappen. Verdiep je in je eigen Persoonlijkheid.

Win telefonisch informatie in

In een advertentie staat vaak een contactpersoon vermeld bij wie je telefonisch meer informatie kunt inwinnen over de functie. Doen! Zo kom je meer te weten over de functie en het bedrijf. Zelfs als je vindt dat je al genoeg weet: toch bellen. De persoon die je spreekt is vaak ook degene die de brieven selecteert. Het gesprek kan ervoor zorgen dat jouw naam blijft hangen. Zo vergroot je de kans dat hij jouw brief uit de stapel pikt. Ook zijn er bedrijven die bijhouden wie heeft geïnformeerd naar de functie en dat later aantekenen op de sollicitatiebrief van die persoon. Tenslotte kun je in je brief verwijzen naar het gesprek.

Let op de volgende punten:

• Bedenk vooraf een aantal relevante vragen en schrijf ze op. Deze vragen moeten gericht zijn, geen open vragen. Het gaat hierbij om informatie die nog niet in de advertentie stond.
• Zorg dat je de juiste contactpersoon te spreken krijgt en niet iemand anders.
• Noem duidelijk je naam en vertel (kort) waarom je belt en wie jij bent.
• Schrijf de naam, inclusief voorletters, van de contactpersoon op.
• Wees zakelijk en geïnteresseerd.
• Zorg dat je meer dan één vraag hebt, maar val iemand ook niet lastig met een gesprek van een half uur.
• Vertel iets over jouw pluspunten als er gelegenheid voor is. Forceer dit niet.
• Luisteren, luisteren en nog eens luisteren. Schrijf alles op.
• Bedank de contactpersoon voor het gesprek en vertel wanneer hij jouw sollicitatiebrief krijgt. Dat is bij voorkeur binnen twee dagen.
• Verwijs in je sollicitatiebrief naar het gesprek en de contactpersoon.

Open sollicitatie

Bij een open sollicitatie reageer je niet op een advertentie, maar stuur je 'spontaan' een sollicitatiebrief. Daarbij zijn er enkele extra aandachtspunten.

Opbouw van de brief

De 'bovenkant' van de sollicitatiebrief 

Adressering

• Vermeld je eigen naam en adres in de sollicitatiebrief. Je mag je voornaam voluit schrijven maar ook voorletters gebruiken. Als je een academische titel hebt, kun je die melden. Doe dat met kleine letters en vergeet bij een afkorting de punt niet.
• Vermeld de naam van het bedrijf waar je solliciteert, de afdeling en dan pas de naam van de persoon aan wie je je brief richt. Zorg ervoor dat zowel voorletters als achternaam goed gespeld zijn! Heeft de geadresseerde een titel, vermeld die dan.
• Zie ook de voorbeeldbrieven.

Plaatsnaam en datum

Er is maar één juiste manier om dit te schrijven: Rotterdam, 29 juni 2003 (geen punt of komma). Voluit dus.

Betreft of onderwerp

Neem dit altijd op in je sollicitatiebrief. Vermeld vervolgens de vacature waar je op solliciteert en eventueel een vacaturenummer. Na 'betreft' komt een dubbele punt en een kleine letter.

Voorbeeld:
betreft: vacature administrateur

De aanhef

Het zijn maar een paar woorden, maar er kan veel mis gaan.

Valkuilen:

• Weledelgestrenge, edelachtbare, hooggeëerde, enzovoort. Vroeger was dit belangrijk, nu niet meer. Alleen in zeer officiële brieven gebruik je titulatuur. Zorg er dan wel voor dat je de juiste gebruikt. Informeer bij het bedrijf.
• Titels als dr., drs. en ir. gebruik je niet in de aanhef.
• Afkortingen, voorletters en voornamen komen in een aanhef niet voor. Dus voluit meneer of mevrouw en dan de achternaam.
• Weet je het geslacht niet? Bel dan. Lukt het echt niet? Schrijf dan 'Geachte heer, mevrouw'.
• Uit den boze zijn: mejuffrouw (ouderwets) en l.s. (ouderwets en ongeïnteresseerd).

Wel doen:

• Zorg dat je een naam hebt. Alleen 'Geachte heer' is onpersoonlijk.
• Een naam met een tussenvoegsel (van, van der, in 't) krijgt in de aanhef een hoofdletter ('De Zwart'). Bij dubbele tussenvoegsels krijgt alleen de eerste een hoofdletter ('Van der Meulen').
• Een aanhef eindigt met een komma.

Wat krijg je dan: 'Geachte mevrouw Van der Meulen,'

Richt je je brief aan meerdere personen? Noem dan gewoon de naam van de groep. Bijvoorbeeld 'Geacht bestuur', 'Geachte raad', etc.

Opbouw van de sollicitatiebrief

De brief bestaat uit drie, vier of maximaal vijf alinea's. Een aantal onderdelen staat bij voorbaat vast.

Functie-eisen

In de eerste alinea vertel je op welke manier je voldoet aan de functie-eisen (werkervaring/opleiding).

Motivatie

In de tweede alinea leg je uit waarom je solliciteert: waarom je juist die functie ambieert of waarom je zo graag bij dat bedrijf wilt werken

Afronding van de sollicitatiebrief

Slotzin

De officiële slotzin van de sollicitatiebrief is bij voorkeur een variant waarbij je verwijst naar een eventueel gesprek. Bijvoorbeeld: 'Graag licht ik mijn brief nader toe in een gesprek.' Ook kun je een verwijzing maken naar je cv: 'Voor een volledig overzicht van mijn ervaring en opleiding, verwijs ik u graag naar mijn bijgevoegde cv.'

Bij een open sollicitatie pak je het iets anders aan. Bijvoorbeeld: 'Mocht er in uw bedrijf binnenkort een vacature zijn die past bij mijn ervaring en opleiding, dan houd ik mij aanbevolen. Ik ben vanzelfsprekend bereid mijn brief nader toe te lichten in een gesprek.'

Afsluiting

De meest gebruikte afsluiting is het neutrale 'hoogachtend'. Sommige mensen ervaren 'hoogachtend' echter als ouderwets. Als je persoonlijk contact hebt gehad met degene aan wie je de brief schrijft, of als je solliciteert bij een informeel bedrijf, dan kun je ook afsluiten met: 'met vriendelijke groet'.

Onder de afsluiting komen wat witregels en dan typ je je naam. Je kunt voorletters gebruiken maar het is tegenwoordig ook geen punt om je voornaam voluit te schrijven. In de vrije ruimte van de witregels zet je je handtekening.

Bijlagen

De vermelding 'Bijlage' komt helemaal onderaan de sollicitatiebrief. Vermeld hier welke bijlage je meestuurt, zoals je curriculum vitae. Over het algemeen stuur je verder niets mee als dat niet gevraagd wordt. Alleen als er een duidelijk toegevoegde waarde is, maak je daar een uitzondering op. Bijvoorbeeld als je een artikel of scriptie hebt geschreven waarin je jouw visie geeft op het werkveld.

 

Verzorging van de brief

Stijl en originaliteit

• Een goede sollicitatiebrief hoeft niet per se origineel te zijn, maar vervalt ook niet in algemeenheden en clichés. De zin 'Ik ben een teamspeler' is afgezaagd en nietszeggend. Probeer een beetje origineel te zijn; zo springt jouw brief eruit. Maar kijk uit. Smaken verschillen. Draaf niet door in een poging zo origineel mogelijk te zijn en maak zeker geen grapjes. Wat jij grappig vindt, vindt een ander misschien flauw of misplaatst. Als je het moeilijk vindt om een originele brief te schrijven, forceer dan niets maar probeer algemeenheden wel te vermijden.
• Solliciteren is jezelf verkopen. Je wilt uitgenodigd worden voor een gesprek! Benadruk dus je goede eigenschappen, maar overdrijf niet. Liegen is uit den boze.

• Spel- en tikfouten zijn verboden. Zet de spellingscontrole aan, maar controleer zelf ook op fouten. Laat iemand anders de sollicitatiebrief lezen. Als je ergens lang mee bezig bent geweest, zie je de fouten soms niet meer. Wat dan misschien helpt: lees de brief eens van achter naar voren.
• Pas je taal aan op het soort bedrijf waar je naar schrijft. Voor een commercieel bedrijf waar veel jongeren werken, gebruik je geen ambtelijke taal. Kijk uit met vakjargon. Het kan zijn dat iemand van personeelszaken jouw brief leest en het jargon niet begrijpt.
• Kijk uit dat niet alle zinnen beginnen met 'ik'. Wissel eens af. Dus in plaats van 'Ik heb veel ervaring met...' schrijf je 'Ook heb ik veel ervaring met...'.
• Maak je sollicitatiebrief leesbaarder door de zinslengte af te wisselen en gebruik zoveel mogelijk actieve werkwoorden. Als je actieve werkwoorden gebruikt, maak je een tekst levendiger. Een voorbeeld: 'De slager snijdt het vlees.' Wat je niet (of zo min mogelijk) moet doen, is dit: 'Het vlees wordt gesneden door de slager.' Dit is de lijdende vorm. Het maakt een tekst minder direct en minder 'actief'.
• Zorg dat er vaart zit in je brief. Dat betekent dat je sollicitatiebrief lekker loopt en makkelijk leest. Als je rekening hebt gehouden met bovenstaande tips, dan is dat nu geen probleem meer. Een goede manier om dat te controleren, is om je brief hardop voor te lezen. Als je een tekst uitspreekt, merk je direct welke zinnen er niet lopen.

Layout

Een sollicitatiebrief moet er netjes, verzorgd en overzichtelijk uitzien.

Na het schrijven

Je sollicitatiebrief is klaar. Het belangrijkste is nu:

• Rust. Stuur je brief niet onmiddellijk op, maar laat even liggen. Lees hem daarna nog eens goed door. Met een frisse blik zie je meer. Vraag iemand anders jouw sollicitatiebrief na te lezen.
• Daarna zo snel mogelijk versturen. Soms krijgt een werkgever heel veel reacties op een advertentie. De eerste brieven die binnenkomen worden vaak beter gelezen dan de laatste.
• Gebruik een privé e-mailadres en niet een adres bij je huidige werkgever. Je nieuwe werkgever zal het waarschijnlijk niet leuk vinden dat je bedrijfsmiddelen gebruikt voor privédoeleinden. Je huidige werkgever heeft wellicht het privégebruik van e-mail verboden en kan jouw e-mails controleren (dat mag onder voorwaarden). Ten slotte zal het de relatie met je huidige werkgever niet ten goede komen als hij weet dat je niet meer voor hem wilt werken. Dat is extra lastig als je niet wordt aangenomen, en noodgedwongen 'door' moet met je huidige werkgever.
• Gebruik een normaal privé e-mailadres van een goede provider. Dus niet: 'leukesollicitant@hotmail.com' maar wel 'p.louter@hetnet.nl.'
• Bewaar een kopie van je sollicitatiebrief en je cv. Als je wordt uitgenodigd voor dat gesprek is het handig te weten wat je schreeVoorbeeld sollicitatiebrieven

Voorbeeldbrieven

Drie sollicitatiebrieven voor sollicitaties naar aanleiding van een vacature en één voorbeeldbrief voor een open sollicitatie. Het zijn maar voorbeelden: schrijf ze niet klakkeloos over.

CV

Handleidingen en tips voor het opstellen van een perfect c.v.

Bedankbrief

Stuur steeds een dankbrief na je gesprekken. Daarmee onderscheid je je van andere sollicitanten.

Gerichte sollicitatiebrief schrijven

Met onder andere de pragmatische tip: "je motivatie leid je af uit de vacaturetekst".